Produktivität und Zeitmanagement – Neun Tipps für Deinen produktiven Arbeitstag

Oh weh, oh weh – Dein E-Mail-Postfach quillt über, Du hast gefühlt hunderte unerledigte Aufgaben, die Du vor Dir her schiebst und Dir wächst Dein To-Do-Kram über den Kopf? Das geht uns allen beizeiten so. Aber mit den richtigen, zu Dir passenden Methoden für Dein Zeitmanagement, erledigst Du alles und behältst jederzeit den Überblick. Als Experten im Bereich der zielgerichteten Organisation geben wir Dir gern ein paar Tipps an die Hand, die Du mit ein wenig Übung schnell beherrschst und die Dir helfen werden, das vermeintliche Chaos zu bändigen.

Dein Alltag ist davon geprägt, Deadlines einzuhalten, dabei den Prinzipien maximaler Produktivität zu folgen und ein sinnvolles Zeitmanagement zu betreiben. Das ist gar nicht so leicht, aber – und vielleicht sogar genau deshalb – es gibt viele Methoden, die Dir zur Bewältigung zur Verfügung stehen. Einige kennst Du vielleicht bereits, was es leichter macht, Dir die Zugang dazu zu ermöglichen.

Das Pareto-Prinzip oder auch die 80/20-Methode

Die 80/20-Regel kannst Du wunderbar im Beruf anwenden. Das Pareto-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, mit der Du die Priorität auf die wichtigen Teile eines Projektes legst. Gemäß der Pareto-Regel erzielt man in 20 % der Zeit 80 % der Ergebnisse.  Die restlichen 20 % der Ergebnisse benötigen mehr Zeit, die Du dann aufwenden kannst, wenn Du die Meilensteine bearbeitet hast. Bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben ist es wichtig, dass Du eine Prioritätenliste erstellst (dazu später mehr).

Die Pomodoro-Methode

Fun-Fact: Diese Methode des Zeitmanagements wurde nach einer Küchenuhr benannt; genauer gesagt nach einer, die wie eine Tomate aussieht. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Danach machst Du fünf Minuten Pause. Hintereinander erledigst Du vier – fünf Pomodori und machst dann eine längere Pause. Wichtig ist, dass Du Dich während dieser “Sprints” nur auf die jeweilige Aufgabe konzentrierst und alle möglichen Ablenkungen ausstellst.

Zeitmanagement

Dies sind zwei der bekanntesten Zeitmanagement-Tools, die sich einige bei uns zu Nutze machen. Wir haben diese bereits für Dich getestet und für als sehr sinnvoll befunden. Welche Du für Dich wählst, bleibt Geschmackssache. Probiere am Besten beide aus und entscheide Dich dann für eine.

Doch kommen wir nun dazu, wie Du auch Deine Produktivität steigern kannst:

Die Eisenhower-Matrix

Diese Methode hilft Dir, viele verschiedene Aufgaben zu priorisieren und Du kannst herausfinden, was Du in welcher Reihenfolge erledigen solltest. Durch diese Kategorisierung hilfst Du Dir, Deine Aufgaben nach Ihrer Dringlichkeit zu sortieren. Stelle Dir dazu einfach eine Vierer-Matrix vor. Oben Links findest Du die A-Kategorie der Aufgaben – diese sind wichtig und haben für Dich demnach oberste Priorität. Am besten erledigst Du diese Aufgabe(n) sofort. Rechts daneben befindet sich die B-Kategorie. Diese Aufgaben sind wichtig, müssen jedoch nicht sofort erledigt werden. Unter der A-Kategorie geht es weiter mit Aufgaben der Kategorie C. Diese sind dringend, aber nicht wichtig für Dich. So solltest Du überlegen, ob Du diese Aufgaben gegebenenfalls auch delegieren kannst. Zu guter Letzt kommt noch die Kategorie D für Deine Aufgaben, die eigentlich schon keine mehr sind. Dies bedeutet, dass Du diese nach der Kenntnisnahme (wie z. B. eine rein informative E-Mail) einfach löschen kannst.

Umgang mit Deinen E-Mails

Ständig blinkt es, oder Du erhältst einen Signalton. So, wie Du mittlerweile von Deinen Endgeräten konditioniert wurdest, willst Du natürlich immer sofort wissen, von wem Dir was geschrieben wurde. Das Ergebnis ist, dass Du abgelenkt wirst. Deine aktuelle Tätigkeit wird unterbrochen und Du kannst Dich nicht mehr auf Deine eigentliche Aufgabe konzentrieren. Unser Tipp für Dich lautet: Stelle Deine Benachrichtigungen für eingehende E-Mails aus! Dringende E-Mails können auch in Randzeiten beantwortet werden (also z. B. morgens, kurz vor/nach der Mittagspause und vor Feierabend).

Tag planen – Blocks legen

Eine wichtige Methode, um Dir Deine Zeit sinnvoll einzuteilen, ist es, Dir in Deinem Kalender Blocks zu legen, in denen Du gleichartige Aufgaben am Stück erledigen willst. Sei es, dass Du Dich am Stück auf wichtige Tätigkeiten konzentrieren willst, oder Du einfach etwas abarbeiten möchtest. Mit dieser Vorgehensweise hast Du bei der Vorbereitung bereits ein Auge darauf, was Dich wieviel Zeit kosten wird und Du kannst Dich ganz und gar auf Deine Aufgaben konzentrieren.

To-Do-Listen

Klingt langweilig, ist jedoch ein richtig gutes Instrument, wenn Du gerne mal Aufgaben vergisst. In Kombination mit der Eisenhower-Matrix kannst Du dir hiermit auch gleich Deine Aufgaben priorisieren: Zuerst legst Du fest, wie wichtig eine Aufgabe ist und dann vergibst Du Kategorien. Wenn Du Dir dies noch zusätzlich um eine zeitliche Fälligkeit erweiterst, bist Du ein richtiger Profi in Sachen Produktivität und Zeitmanagement. Außerdem ist doch nichts schöner, als eine erledigte Sache einfach abzuhaken. Wusstest Du schon: Unerledigte Dinge erinnern wir eher als erledigte. Das bedeutet, dass Du eine Aufgabe auch gern gedanklich mit schleppst. Also schiebe sie nicht zu lange auf!

Kein Multitasking

“Ich bin multitaskingfähig.” Was erst einmal positiv klingt, ist zu Recht in Verruf geraten. Zwar ist es gut, wenn Du in der Lage bist, eine Situation zu überblicken und die darin enthaltenen Kleinigkeiten zu entschlüsseln. ABER: Es bringt erwiesenermaßen nichts, alles gleichzeitig machen zu wollen. Versuche, Dich auf eine Aufgabe völlig zu konzentrieren. Du wirst feststellen dass Du viel schneller voran kommst, als wenn Du zehn Aufgaben gleichzeitig bearbeiten möchtest. Denn wenn Du zwischen verschiedenen Inhalten hin und her switchst, entstehen dadurch sogenannte “Wechselkosten”. Das bedeutet, dass Du Dich immer wieder auf die Tätigkeit einstellen musst und dadurch Zeit verloren geht.

Auf ausreichend Pausen achten

Bei aller Optimierung sollst Du selbst natürlich auch nicht zu kurz kommen. Du bist produktiver, wenn – na klar! – es dir gut geht. Dazu gehört, dass Du z. B. in der Mittagspause nicht zu fettige Nahrung zu Dir nimmst, die Dir schwer im Magen liegt und dich am Nachmittag müde macht. Und wenn Du doch etwas mehr zugeschlagen hast: Wie wäre es mit einem kleinen Spaziergang? Frische Luft tut gut und bringt Deinen Kreislauf in Schwung. Auch zwischendurch solltest Du auf kleine (Bildschirm-)Pausen achten. Ein Gang in die Teeküche oder an den Kaffeeautomaten und ein kleiner Plausch mit deinem Team kann Dir eine kurze Pause verschaffen.

Nützliche Apps

Wo wären wir ohne unsere Technik, wenn es nicht Tools und Apps gäbe, die uns den Alltag erleichtern? Das am ehesten zugängliche ist für Dich sicher bereits gängig und heißt: MS Outlook. Alternativ darf es auch jedes andere E-Mail-Programm sein. In der Regel verfügen diese über Kalender, mit denen Du Dir zum Beispiel Deine Aufgaben-Blocks zeitlich definieren kannst. Auch Deine Mails kannst Du mit Hinweisen versehen und nach Dringlichkeit sortieren. Um Deine Tasks selbst zu organisieren, stehen Dir z. B. Wunderlist oder Trello zur Verfügung. Auch mit Jira lassen sich Aufgaben sehr gut organisieren und deren Status verfolgen. Wenn Du Schwierigkeiten hast, Dich von einer Internetseite loszureißen, dann gibt es so etwas wie SelfControl, womit du Pages blocken kannst, die Dich Deiner Zeit berauben. Du möchtest wissen, wie viel Zeit Du eigentlich für eine gewisse Aufgabe benötigst? Versuche es doch einmal mit Toggl oder Hours. Das sorgt sicher für die eine oder andere Überraschung bei Dir.

Wir hoffen, dass Du einige Tipps für Deinen Tag mitnehmen kannst und wünschen Dir viel Spaß beim Ausprobieren! Solltest Du all diese Tipps aus dem Effeff beherrschen, dann sollten WIR uns ganz dringen kennenlernen! Wir sind immer auf der Suche nach neuen Teammitgliedern. Du bist generell auf der Suche nach einer neuen Herausforderung, hast aber mit HR nichts am Hut? Hier geht’s für beide Fälle zu unserer Jobbörse.

2018-11-12T16:24:56+00:00

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